CSV-bestanden voor een incassobatch maken

Om een incassobatch te kunnen uitvoeren heeft u twee CSV-bestanden nodig. Deze kunt u maken met een spreadsheetprogramma zoals LibreOffice, Excel of OpenOffice.

• In het eerste bestand staat informatie over de afgegeven machtigingen of mandaten, met één machtiging per regel.
• In het tweede bestand staat informatie over de te incasseren bedragen. Als u meerdere te incasseren bedragen voor één IBAN opgeeft dan worden deze automatisch samengevoegd.

Bovenaan de spreadsheet plaatst u een kopregel; dit is een gewone regel waarin tekst staat die de betreffende kolom beschrijft. Op de volgende regels komen de gegevens, steeds in de bijbehorende kolommen. Deze website herkent welke gegevens in welke kolommen staan door naar de kopregel te kijken, u hoeft de hier weergegeven volgorde dus niet aan te houden.

Het mandaten-bestand

Dit bestand bevat informatie over de afgegeven machtigingen of mandaten, met één machtiging per regel. Dit bestand bevat de volgende kolommen:

• Mandaat (mag ook ID of Machtiging of Machtigingsnummer heten): het door u intern vastgelegde kenmerk van deze incassomachtiging. Dit staat op de machtiging vermeld of u kunt dit gegeven doornummeren, zolang iedere machtiging maar een uniek kenmerk heeft.
• Naam (mag ook Rekeninghouder of Debiteur heten): de naam van de rekeninghouder die de machtiging heeft afgegeven.
• IBAN (mag ook Rekening, Rekeningnummer of Bankrekening heten): het IBAN-rekeningnummer waarvoor de machtiging is afgegeven.
• BIC (mag ook Bankcode) heten: de bankcode van de bank waar deze rekening loopt. Voor Nederlandse rekeningnummers is deze kolom niet verplicht, de BIC wordt dan op basis van het IBAN bepaald.
• Datum (mag ook Ondertekendatum of Ondertekening heten): de datum waarop de machtiging is afgegeven, als JJJJ-MM-DD of DD-MM-JJJJ of MM/DD/JJJJ.

Het opdrachten-bestand

Dit bestand bevat informatie over de te incasseren bedragen. Als u meerdere te incasseren bedragen voor één IBAN opgeeft dan worden deze automatisch samengevoegd. Dit bestand bevat de volgende kolommen:

• IBAN (mag ook Rekening, Rekeningnummer of Bankrekening heten): het IBAN-rekeningnummer vanaf waar dit bedrag moet worden afgeschreven. Dit IBAN moet overeenkomen met een IBAN uit het mandaten-bestand.
• Kolommen met de naam Factuur, Factuurnummer of Referentie worden, indien aanwezig, aan het begin van de omschrijving van de betreffende incasso-opdracht geplaatst. Als deze kolommen niet aanwezig zijn dan wordt alleen de opgegeven omschrijving gebruikt.
• Omschrijving bevat de omschrijving van de afschrijving. Het opgeven van een omschrijving is verplicht tenzij er al gebruik wordt gemaakt van een factuurnummer of referentie. Als u meerdere opdrachten voor hetzelfde IBAN in uw bestand heeft staan dan worden omschrijvingen en factuurnummers automatisch samengevoegd.
• Bedrag bevat het bedrag in Euro's dat moet worden afgeschreven. Als u meerdere opdrachten voor hetzelfde IBAN in uw bestand heeft staan dan worden de bedragen automatisch opgeteld.

Exporteren naar CSV

Om de bestanden op deze site te kunnen inlezen exporteert u uw spreadsheet naar CSV, waarbij u voor de mandaten en de opdrachten een apart bestand maakt. Kies voor het meest standaard CSV-formaat dat wordt ondersteund, met een komma of puntkomma als scheidingsteken.

Terug